フリーランスや職人系・士業など少人数制の職場ではオフィススペースが限られていることも多く、収納の問題が生じやすいです。
収納が原因で業務に支障をきたすのは問題ですから、早く解決してしまいましょう。
この記事の対象者
- 在庫や書類などオフィススペースを圧迫している
- ビジネス上、必要だが日常的には使わない物品の保管スペースが必要
- オフィスのスペース不足が深刻化しつつある
この記事でわかること
- 職場のスペース不足に対する改善案
スモールオフィスの収納は不足しがち
少人数の職場も事業の成長や資料の増加・整理整頓が追いつかないなど複数の要因が重なってスペース不足になることがよくあります。
収納を圧迫しがちな業種
- クリエイティブ系フリーランス（デザイナー、アーティスト、カメラマン、ライター・編集者など）
- 小売業（オンラインショップ運営者、セレクトショップなど）
- コンサルタントや事務系職（税理士、会計士、行政書士など）
しかし、問題を放置することは業務上、様々なトラブルを誘発するリスクがあります。
収納不足が招くビジネストラブル
作業効率の低下
必要なものがすぐに見つからず、探す時間が増えることで、作業効率が低下します。
特に、締め切りやプロジェクトの進行に多大な影響を与えます。
プロフェッショナリズムの欠如
散らかったオフィスや事務所は、クライアントやビジネスパートナーからの印象を悪くする可能性があります。
時にはそれがビジネスに悪影響を与えるでしょう。
ストレスの増加
物理的な混乱が精神的なストレスにつながり、集中力低下を招きます。
仕事の質やメンタルヘルスにも悪影響を及ぼします。
拡張性の制限
オフィスや事務所のスペースが不足していると、人員採用もできず、業務拡大・事業成長が困難になります。
安全性の不安
荷物が積み重なり過ぎていると転倒や事故のリスクが増加します。
職場のスペース不足解消に向けてできること
以下の3ステップで進めるのが効果的です。
Step1 整理整頓
Step2 処分
Step3 スペースの追加
Step1 整理整頓
まずは整理整頓からです。
最初に現在持っているアイテムを整理整頓して何が本当に必要で何が無駄かを把握します。
Step1
- 縦型収納の活用
- モバイルワゴンの導入
- ラベリング
- ファイルキャビネットの活用
- ペーパーレス化
- レイアウトの見直し
縦型収納の活用：壁面に棚を取り付ければ、床面積を節約しつつ、必要なツールをすぐに取り出せます。
モバイルワゴン導入：機材や小道具を収納できるワゴンを使用することで、必要に応じてスムーズに移動できます。
収納ボックスのラベリング：すべてのアイテムを種類別に分け、ラベルを貼ることで整理整頓がしやすくなる。
ファイルキャビネットの活用：クライアントごとにファイルを整理すれば、必要なときにすぐアクセスできます。
ペーパーレス化：紙類をスキャンしてデータ化し、クラウドストレージを活用することで物理的なスペースを削減できます。
レイアウトの見直し：配置変更がスペースの有効活用につながることがあります。
Step2 処分
次は処分です。
整理整頓が済んだら、業務上、本当に必要なものを見極めて処分します。
処分後、時間が経過するにつれて増えては意味がありませんから、今以上に物を増やさないように現状維持することも必要です。
新しいものを買うときは一つ手放すなどアップデートの意識が、無駄な買い物を減らし、物を増やさないことに繋がります。
Step2
- 断捨離
- 不要な物品購入の見直し
- オフィス用品の買い替え
Step3 スペースの追加
最後にスペースの追加です。
現在のスペースで保管しきれない時はトランクルームなどの追加スペースを検討したり、事務所移転を考えます。
いきなりスペース追加するのではなく、最終手段にすることで、本当に必要なものだけを外部に保管することができ、コストも抑えられます。
Step3
- トランクルーム
- 事務所移転
トランクルームの活用
必要だけど、日常的に使わない物品を保管するためにトランクルームが有効です。
トランクルーム導入のメリット
- オフィススペースがスッキリし作業効率がアップ
- 空間に余裕が生まれてストレス低下
- 拡張性アップ（事業拡大・人員補充など）
- サイズ・期間の選択はフレキシブル
多くのトランクルームは24時間体制なので、使わないものを保管しておいて必要なタイミングで取り出すことができます。
仮にまた社内体制が変わっても変化に合わせて、サイズ等も変更できます。
その意味では事務所移転よりも柔軟です。
トランクルームでの保管に注意が必要なもの
電子機器
外部ハードディスクなど
温度や湿度による影響で故障や劣化のリスクが高まります。
書類
クライアントの資料,契約書,参考資料,プレゼン資料
紙類は湿気やカビの影響を受けやすいです。
重要な書類や契約書、古書などは特に注意しましょう。
長期間保管をするなら空調管理されたトランクルームを選ぶか、別の保管方法を検討することをお勧めします。
トランクルーム利用事例の紹介
トランクルーム利用者の事例が紹介されています。
ハローストレージの活用事例
トランクルーム選びのポイント
- エリア
- サイズ
- 料金
- セキュリティ（防犯カメラ・セキュリティシステム）
- 契約内容・契約期間
- タイプ（店舗型・オンライン型）
トランクルームのコスト
トランクルームを借りるには当然コストがかかります。
以下のようなポイントを確認しておきましょう。
確認すべき項目
- 初期費用は月額の何ヶ月分？
- 更新費用はかかるのか？
- 解約費用はかかるのか？
- 他の隠れた費用はないか？（保険・駐車場・配送料）
- 経済的な類似・代替手段はないか？
シミュレーション: 事務所移転 vs トランクルーム
最終手段として事務所移転を考えたほうがいいこともあります。
以下の設定で考えてみましょう。
前提条件
ワンルームから1Kへ
都心で近所の物件への移動
予算は月額2万円アップ
初期費用別
- 月2万円で広い事務所に引っ越す
- 月2万円でトランクルームを借りる
①月2万円アップで広い部屋に引っ越す場合
収納スペースへの効果
家賃2万円で広がるスペースはおおよそ5～10㎡ほどです。
職場と別にキッチン空間が仕切られているなど、収納スペースに加えて、オフィス空間全体の向上が期待できます。
- 荷物の一元化
- オフィスワークの快適化
すべての荷物が同じ場所に保管されるため、管理しやすく、収納以外のスペースが広くなれば、快適さが向上します。
- 初期費用が高額
- 選択肢が限られる
- 現在の職場環境からの変化
引っ越し費用（引っ越し業者、敷金、礼金、更新料など）としてまとまった金額が必要（数十万円相当）で、都会では2万円だと広さがほとんど変わらないこともあります。
②月2万円でトランクルームを借りる場合
収納スペースへの効果
トランクルームの広さは2万円で約1.0～2㎡程度です。
オフィス環境を変えずに収納スペースが手に入れることができます。
- 初期費用が少ない
- フレキシブル
- 現在の環境を維持できる
事務所移転と比較すれば、初期費用が抑えられます。
必要に応じてサイズや契約期間を変更可能です。また、現在の職場環境や近隣関係を維持できます。
- アクセスの手間
- 長期的なコスパ
- 分散管理
必要な物を取り出すために、トランクルームまで行く手間がかかったり、社内とトランクルームで荷物が分散し、管理が複雑になります。
コストに対して得られるスペースは引っ越しよりも狭いです。
まとめ
スペースが限られていると仕事の効率も落ち、ストレスの原因にもなりかねません。
逆に整理整頓された環境で働くことは集中力アップや生産性向上にもなります。
ぜひ職場の収納をもう一度見直してみてはいかがでしょうか。